Mind map rétro

C’est parfois dans la contrainte que l’on découvre les possibles et c’est un peu l’histoire de ce billet. On commence par expérimenter, puis on affine, on partage, et on finit par aboutir à quelque chose de plus concret. Je vous propose ici un format d’atelier pour un petit groupe. Il peut s’utiliser en rétrospective ou dans un atelier d’équipe. Tout dépend des réglages, de la posture et de l’expérience de l’animateur.

La genèse

Il était une fois, une équipe qui avait expérimenté « tous les formats de rétrospectives de la terre ». Ils exagéraient un peu je vous l’accorde. Je fus cependant mandaté pour en animer une : « – Alleeeeeez ! tu vas bien nous trouver quelque chose de nouveau ?! ». Mais force était de constater que j’étais en panne d’inspiration ! A tel point, qu’en entrant dans la salle, je ne savais toujours pas ce que j’allais proposer….

Mais une discussion que j’avais eu peu auparavant me vint en aide. Un copain coach m’avait conté son experience :

« Tu sais la dernière fois en rétro, je suis simplement arrivé avec trois questions, puis on a discuté…»

Whoa ! La classe. J’ai tout de suite adhéré au côté minimaliste de la chose. Et…pourquoi pas UNE question…?

Armé d’un feutre et d’un grand papier craft collé sur un mur, j’ai alors posé une question et utilisé le format mind-map pour capter leurs échanges et les amener à définir leurs actions. Ainsi, après plusieurs expérimentations de ce format de rétrospective j’ai nommé la « Mind Map Rétro« , j’ai ressenti le besoin de le partager en espérant que vous y trouverez quelques inspirations. 

Format

On retrouve dans le format de cet atelier les caractéristiques suivantes :

• Simplicité et fluidité dans l’animation. 
• Adapté à un grand nombre d’équipes et de contextes.
• Privilégie les interactions au sein de l’équipe.

La liste du matériel est relativement courte :

• 1 équipe, jusqu’à 12 personnes.

• Des chaises à mettre en demi-cercle en face du tableau.

• 2 feutres de couleurs différentes.

• 1 espace assez grand sur lequel on peut dessiner (papier craft ou tableau effaçable).

Introspection

Pour commencer on place une question au centre du tableau :

Vous pourriez bien trouver des dizaines d’autres questions. Dans la mesure où l’on passe l’ensemble de l’atelier sur ce point de départ, je privilégie une question :

• qui nous projette dans un futur positif : c’est une orientation « solution focus ». On pourra d’ailleurs aller plus loin avec cette approche. C’est proposé en option dans l’article. Voir les sections “Pour aller plus loin”.
• ouverte : la réponse n’est pas évidente, elle suscite la discussion, on n’y répond pas par « oui » ou par « non ».

Ensuite, l’équipe a commencé à alimenter les premières branches de ce qui devient la carte mentale de la phase d’introspection. Histoire de structurer un minimum les échanges, je me suis donné les règles suivantes:

• Autour de la question les thèmes qui émergent.
• Autour des thèmes, les verbatim produits par l’équipe.

Pour aller plus loin 

Vous remarquerez que les verbatim de l’équipe pourraient aussi être reformulés dans une optique solution. Dans ce cas, proposez trois phases supplémentaires aux participants (mais attention au timing ! :p)

• Reformuler les verbatims pour qu’ils soient orientés solutions et exprimant un idéal, par exemple :
  • « Frustré de ne pas participer au processus de recrutement » devient « Complètement intégré au processus de recrutement ».
  • « Manque de documentation technique » devient « Une documentation technique complète ».

• Évaluer où vous en êtes aujourd’hui sur chacun de ces points sur une échelle de 1 à 10, sachant que nous venons de formuler ce qui correspond à 10.

• Prioriser les thèmes où les verbatim à explorer sont dans la phase d’adaptation, car ce travail augmentera de façon significative les interactions. Il est peu probable que vous puissiez tout traiter.

Adaptation

Après quelques questionnements, quand l’équipe a produit suffisamment de matière, il reste à entamer le processus visant à déterminer des actions à prendre pour garder la dynamique de l’amélioration continue. Au fil de l’eau ou une fois la phase d’inspection terminée, c’est à la discrétion de l’animateur. Je préfère le faire au fil de l’eau, pour battre le fer quand il est encore chaud.

J’en profite pour rappeler qu’il est toujours très pratique d’être prêt à dégainer un outil de priorisation si les idées et les actions possibles vous submergent. Un petit “Dot voting” pourrait par exemple s’avérer très utile…

On peut noter la ou les propositions d’actions comme ci-contre. Quand l’équipe arrive à se mettre d’accord on définit :

• le porteur de l’action,
• une date de réalisation,
• et on partage la formulation.

Pour aller plus loin 

Si vous avez opté pour creuser cette approche dans la phase d’adaptation, vous pourrez continuer ici en demandant à l’équipe de chercher à déterminer comment nous pourrions faire  “+1” sur notre échelle de 1 à 10. L’équipe choisira alors un des ces “+1” afin de choisir une action à mettre en oeuvre et ainsi se rapprocher de son idéal avec la stratégie des petits pas. Rassurant non ?

Support

Il est à noter que selon le support il vous sera plus ou moins aisé d’avoir un rendu final bien propre. Mais ce n’est qu’un outil, et le livrable, ne l’oublions pas, c’est avant tout la liste des actions définies par l’équipe :

• Le tableau effaçable vous apportera sans doute plus de confort pour effacer/repositionner mais il peut s’avérer trop petit pour garder une vue d’ensemble et pouvoir revenir sur les sujets.

• Le papier craft a une taille limitée que par l’espace disponible sur les murs, et a l’avantage de se rouler pour embarquer les actions en fin de réunion. Certes on rature, mais cela rend le support vivant. C’est une superbe occasion de s’exercer à la boucle vertueuse du scribing : Ecouter > Trier > Dessiner. Donc avant de vous lancer bille en tête, prenez le temps d’écouter l’équipe et de séparer le bon grain de l’ivraie. Puis commencez à écrire. 

• Enfin vous avez aussi la possibilité d’utiliser des Post-it pour construire votre mind-map. Dans ce cas pas de ratures mais on rajoute un peu de matériel et on perd en fluidité.

La posture et le cadre

Oscillant entre posture de facilitateur et posture de coach, de part les questions qui amènent à construire la mind map, il ne m’est pas facile de décrire précisément comment je me positionne en tant qu’animateur sur ce format.

L’idée est de créer un espace d’expression serein et bienveillant pour l’équipe, tout en maintenant un cadre lui permettant d’aboutir à un livrable. Le groupe des participants est libéré de tout matériel, il peut se concentrer sur ses interactions et travailler la qualité d’écoute, la prise de parole pour enfin faire avancer son niveau de collaboration.

Ainsi, comme dans tout atelier, le cadre est important et il peut-être modulé en fonction de la « maturité collaborative » de l’équipe. Il est préférable de rappeler tout de même le cadre:

• Ecoute, respect, courage, bienveillance et transparence.
• Tous les sujets ne pourront peut-être pas être abordés.
• Il est du ressort de chacun de mettre en évidence un sujet qui lui tient à coeur

Il m’est arrivé plusieurs fois d’avoir un membre d’équipe qui, en fin de rétro, émet la remarque suivante : « On a traité le sujet le plus important qu’à la fin ! » C’était souvent vrai et la plupart du temps c’est une conséquence d’un manque d’écoute de la part de ceux qui parlent beaucoup et de courage de la part de ceux qui ont du mal à prendre la parole.

Évidemment on peut se prémunir de ce genre d’écueil en architecturant différemment la facilitation de l’atelier. Cependant je trouve responsabilisant pour chaque membre et pour l’équipe dans son ensemble, d’être en face de ses axes d’améliorations en terme d’interaction humaine.

A vous de jouer si le coeur vous en dit. Ce n’est peut-être pas le format idéal pour commencer quand on est Scrum master débutant, néanmoins je trouve que c’est un exercice exigeant et instructif quand on souhaite travailler sa posture de coach. Et si vous avez déjà essayé quelque chose de similaire ou que vous tentez l’expérience, n’hésitez pas à laisser un commentaire. Feedbacks appréciés.

Olivier