Faciliter votre télétravail : le top 10 des astuces pour travailler en visio et mener des réunions à distance.

  • Damien Thouvenin
  • Bonnes pratiques, Télétravail, Visioconférence
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Certains vont peut-être télétravailler pour la première fois, et expérimenter la visio depuis chez eux. Chez Goood on a une longue expérience du travail à distance et on s’est dit qu’on pourrait partager quelques conseils et astuces pour que ce temps soit bien utilisé.

Voici nos 10 meilleurs conseils pour télétravailler efficacement, des plus basiques aux plus spécifiques. Et le 7ème pourra même vous resservir une fois revenu au bureau 🙂

1. Réglez la hauteur de votre chaise, et de votre bureau : les tables de cuisine ou de salle à manger sont généralement à 73 cm du sol. C’est idéal si vous mesurez 1m80. Par contre si vous mesurez 1m65, c’est 5 cm trop haut et, à la fin de la journée vous aurez mal au dos. Si vous mesurez 1m90 c’est trop bas et vous aurez mal aux cervicales. Essayez différentes chaises et surface, remontez éventuellement votre écran, quitte à le poser sur un dictionnaire : cherchez le meilleur compromis. Astuce : si vous utilisez votre PC portable brancher un clavier filaire permet d’avoir les mains à une hauteur différente de l’écran. Pour en savoir plus : http://www.space-amenagement.com/index.php/travaux-d-amenagement/conseils-ergonomiques

2. Ne soyez pas le témoin mystère. On a facilement tendance à s’installer à un endroit où on tourne le dos à la principale source d’éclairage (la fenêtre, la lampe) afin de ne pas être ébloui. Résultat, lors des visio conférences on se retrouve à contre-jour et vous vous transformez en silhouette sombre sur un fond lumineux. Pour éviter d’être une ombre chinoise dans la réunion, tournez-vous face à la lumière, ou ajoutez une deuxième source lumineuse, même si c’est uniquement pendant la durée de la visio. Astuce : vous pouvez profiter de cette excellente excuse pour vous équiper d’une lampe de luminothérapie qui aura comme bénéfice secondaire de vous aider à chasser le blues de l’entrée dans l’hiver. On en trouve aux alentour de 100€ (chez Nature et Découverte, par exemple).

3. Soignez le décor. En visio conférence, choisissez un fond neutre : vous voulez que vos interlocuteurs s’intéressent à ce que vous dites, pas à la déco de votre salon ou à la tenue de votre conjoint ! Astuce : installez un paravent derrière votre chaise. Vous en trouverez plein chez Maison du Monde, aux alentour de 70€. Bénéfice secondaire, ça évitera que vous soyez à contre-jour (voir le point 2)

4. Equipez-vous. La webcam et le micro de votre ordinateur ne sont pas toujours de bonne qualité et vous n’avez pas envie qu’on entende tout ce qui se passe dans votre maison (sans compter que les bruits de fond pourrissent la conversation). Si vous êtes seul chez vous, la meilleure solution c’est le casque avec micro des gamers. Si vous vous regroupez avec deux ou trois collègues un micro d’ambiance est impératif pour qu’on entende distinctement tout le monde. Enfin, lorsque vous équipez une salle de réunion, il y a des solutions professionnelles très performantes. Idem pour les caméras. Mon propos ici n’est pas de faire un guide d’achat mais pour les plus pressés, voici les produits que nous avons privilégié à l’expérience : le casque sans fil Arctis7 SteelSeries, le haut-parleur Bluetooth JabraSpeak 510, la Webcam HD Logitech C920, et pour nos salles de réunion au bureau la camera Logitech Pro PTZ et le système de son TeamConnect de Sennheiser. Ce sont tous d’excellents produits (mais il y a peut-être moins cher ? A vous de voir).

5. Connectez-vous. La qualité de votre visio dépend avant tout de la qualité de votre connexion réseau. Attention, très souvent le WiFi est saturé et réduit votre débit. Branchez-vous par câble à votre box. Astuce : si vous êtes en bout de ligne et que votre réseau est pourri, allez dans un espace de coworking ou un tiers-lieu (Starbucks, McDo, Hotel… etc). Autre astuce : si vous n’arrivez pas à avoir une bonne connexion, gardez uniquement le flux visio pour l’image dégradée et le partage d’écran, coupez le son et le micro, et établissez parallèlement une conversation audio par téléphone. Jusqu’à trois personne l’iPhone permet de partager une conversation. Si vous n’avez pas d’iPhone, ou au-delà de 3 personnes, OVH propose un service de téléconférence audio gratuit : https://www.ovh.com/cgi-bin/telephony/webconf.pl

6. Vérifiez à l’avance que vous avez accès aux applications et aux documents dont vous avez besoin. Ça parait bête à dire mais ça serait encore plus bête d’être chez vous jeudi sans accès à vos fichiers : certains réseaux d’entreprise restreignent les accès à des adresses précises. Faites un test à l’avance et consultez votre service informatique pour voir quelles sont les solutions envisageables (autorisation de votre adresse IP domicile, clé VPN … etc). Si rien n’est faisable, organisez-vous pour travailler sur des sujets sur lesquels vous êtes indépendant·e des systèmes de l’entreprise : rédiger une note de synthèse, analyser des data que vous emportez sur une clé, faire une recherche documentaire ou une veille sur Internet …  

7. Adoptez des règles et des habitudes appropriées à la réunion à distance. Nous constatons tous que les réunions en entreprise sont trop souvent mal organisées, mal animées et peu productives. A distance c’est pire ! L’expérience du travail à distance nous a permis de dégager quelques règles et habitudes. On s’y fait très vite, et on y prend goût. Une fois revenu au bureau, vous continuerez, j’en suis sûr 🙂

  • Chacun a son micro coupé par défaut, sauf lorsqu’il/elle a la parole. Il n’y a rien de plus perturbant dans une réunion à distance que d’avoir à filtrer la somme des bruits de fond de tous les participants. Et même si vous êtes seul·e dans une pièce fermée, sachez qu’à moins d’un excellent micro directionnel (voir le point 5) on entend le bruit des touches de votre clavier, la molette de votre souris, le col de votre vêtement qui frotte sur votre oreillette … Donc : tous en mute.
  • Utilisez des signes visuels (pouce en l’air, pouce en bas, lever la main pour prendre la parole) plutôt que de prendre la parole pour dire simplement “Ok pour moi”. Astuce : vous pouvez fabriquer, ou acheter, des cartes de conversation qui portent des symboles-messages fréquents (tu es en mute, d’accord, pas d’accord, j’ai une question, on fait une pause …). Lisette Sutherland a créé un jeu qu’elle vend sur son site : https://www.collaborationsuperpowers.com/supercards/ 
  • Puisque tout le monde est en mode muet, et qu’on n’a moins de signaux non verbaux pour se coordonner, il vaut mieux nommer un animateur de réunion qui distribue la parole, explicitement. C’est encore plus vrai si on est en audio uniquement. Bénéfice secondaire, cela oblige à structurer les discussions : le porteur du sujet expose le problème ou la question puis l’animateur interroge chaque personne à son tour pour connaitre ses réactions ou ses questions, … etc. 
  • Ayez un ordre du jour écrit et un compte-rendu partagé. La bonne pratique c’est d’ouvrir un doc (Word ou Google Doc) pour y inscrire l’ordre du jour, et de le compléter au fur et à mesure de l’avancement avec les principaux points de décision ; ça permet à chacun de suivre où on en est, et à celles et ceux qui arrivent en retard ou qui manquent une partie de la réunion de rattraper. Bénéfice secondaire : l’expérience montre que lorsqu’on écrit dans un doc partagé la décision, on lève tous les implicites et les points flous de la décision. J’ai souvent vu que la décision qui semblait faire consensus devient très débattue quand on tente de la formaliser par écrit. 
  • Travaillez sur un support adapté, et partagé : Il y a plein de solutions et d’outils, quelque soit le type de sujet et de format sur lequel vous travaillez : Office 365 ou la suite Google Doc, Google Slides, Google SpreadSheet pour la bureautique, Freeplane ou Coggle.it pour les MindMap, Realtimeboard ou StormBoard pour les post-it, Draw.io pour les diagrammes, Tricider pour les votes ou les décisions, Canvanizer pour les canvas. Et si ça ne vous suffit pas, l’équipe de Zappier a fait un comparatif des tableaux interactifs en ligne : https://zapier.com/blog/best-online-whiteboard

8. Découpez le temps et structurez votre journée. C’est épuisant de rester en réunion (en ligne ou hors ligne) toute la journée. Par ailleurs vous n’avez pas le même niveau d’énergie en milieu de matinée ou juste après le déjeuner. Notre conseil : distinguez des séquences d’une durée limitée et de nature différente : on se réunit pendant 30 minutes pour s’aligner, décider, se coordonner. On produit (ou on lit, ou on analyse…) en mode déconnecté pendant 45 à 90 minutes puis on se reconnecte pour consolider les résultats et se re-coordonner. Petite astuce : adopter un mode mixte (que nous appelons téléprésence) : on reste tous connectés tout du long mais avec le micro coupé et on avance sur son sujet. Si quelqu’un a une question ou une info il n’a qu’à ouvrir son micro, un peu comme on poserait une question tout haut dans l’open-space ; cela évite le coût cognitif et social de passer un appel ou d’ouvrir une conf-call, et on est moins tenté de mettre de coté les “petits” messages et les “petites” questions. 

9. Mangez, bougez ! Ne restez pas assis toute la journée, les yeux rivés à l’écran. Gérez votre niveau d’énergie, prévoyez des pauses, faites un vrai repas et sortez faire un tour dehors pour prendre la lumière et vous aérer. Astuce : quand vous séchez, changez de pièce pour changer d’idées. 

10. Choisissez une solution de visio adaptée. Les outils sont souvent imposés par l’entreprise, mais si vous avez le choix, profitez-en : tout le monde connait les solutions de vidéo à distance grand public comme Skype, Facetime, Hangout … Il existe d’autre solutions plus adaptées aux usages professionnels, par exemple Zoom plébiscité pour les visio en grands groupes. Certaines solutions permettent d’enregistrer la conversation, de partager un document de travail, de l’annoter… Mon collègue Nicolas a réalisé un petit comparatif des différentes solutions que nous avons expérimentées :

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Auteur : Damien Thouvenin
La mission de Goood! est d'aider les gens et les organisations à révéler et exprimer leur plein potentiel. Nous travaillons avec les dirigeants et managers que nous aidons à développer l’agilité de leur entreprise pour des organisations qui soient inspirantes, innovantes et performantes. En tant que co-fondateur mon rôle est de protéger et d'orienter notre projet d'entreprise. Je suis impliqué dans notre quête constante de nouveaux leviers, dans notre vision prospective, dans nos programmes de développement des compétences et dans notre R & D. Je partage mon temps entre les clients (en tant que consultant ou formateur) et l’animation d’ateliers en interne. Je suis également l'un des orateurs de l'entreprise et un militant des causes que nous soutenons: l'entrepreneuriat, l'agilité, la diversité et la responsabilité des entreprises.

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