En ces temps de confinement, les meetups à distance peuvent s’avérer particulièrement puissants et pertinents. Ils permettent en effet de garder du lien, et même de créer du lien avec des personnes que l’on connaît ou que l’on découvre et qui partagent avec nous des centres d’intérêt. C’est bien sûr déjà le cas dans les meetups “normaux”, et pourtant la dimension “à distance” apporte de nouvelles opportunités (je parle pour moi, plutôt timide dans les grandes réunions) :
Ce meetup est le 3ème d’une série de meetups dédiés aux liberating structures. Avant de passer en format à distance, il était prévu d’expérimenter 2 LS (Liberating Structures) moins connues : DAD (Discovery and Action Dialogue) et Wise Crowds for large groups (il y avait presque 150 inscrits à ce meetup !).
Pour le format à distance, j’ai préféré concentrer le meetup sur Wise Crowds, plus facilement adaptable à un format à distance. La première étape a donc été de simplifier le déroulé pour que ça fonctionne avec un outil gratuit, très simple (Hangout) qui ne propose que la vidéo, le son et un Chat.
Nous avons commencé le meetup avec un ice-breaker uniquement par écrit, via le Chat. J’ai posé 2 questions : “présentez-vous en une ligne ou deux” et “qu’est-ce qui fera que vous serez content-es à la fin de l’expérimentation ?”. La plupart des participants ont trouvé que ça fonctionnait presque aussi bien qu’un ice-breaker en présentiel. Les idées d’améliorations étaient :
Ce qui a été apprécié, c’est la possibilité de lire toutes les présentation et les réponses des un-es et des autres, ce qui n’est pas possible dans un ice-breaker en présentiel.
Comme quoi, de la contrainte sortent aussi des nouvelles opportunités !
Nous sommes ensuite passés à la Liberating Structure Wise Crowds, remaniée pour le format à distance. (pour ceux qui ne connaissent pas, Wise Crowds est un format de codev).
Après une brève présentation et le choix du sujet à traiter, j’ai structuré la séance en 3 grandes étapes :
J’avais limité le nombre de participants. Nous étions entre 11 et 16, avec des personnes qui entraient et sortaient à cause de divers problèmes de connexion.
Au final, le ROTI a été totalement unanime : 4.
Ce qui a été apprécié :
Les idées d’amélioration :
Une nouvelle expérimentation sera proposée bientôt, avec Zoom, qui permet plus d’interactions et la création de petits groupes..
Ce Meetup est animé par Alexandre Quach, promoteur des open serious games.
Il a choisi un format d’animation basé sur l’écrit et peu structuré pour permettre aux participants de s’auto-organiser. Le meetup a commencé sur Slack, les participants entrant se présentaient et certains proposaient des sujets de discussion.
Chacun pouvait ouvrir un fil de discussion si une des questions l’intéressait. Alexandre, en tant qu’animateur, postait régulièrement la liste des fils de discussion dans le slack principal, ce qui était très utile aux nouveaux arrivants et aussi à ceux qui revenaient là après avoir discuté sur l’un de ces fils.
Alexandre a alors proposé d’ouvrir librement, chacun selon ses envies et moyens, des visio conférences pour discuter par petits groupes des sujets qui nous intéressent. Le groupe auquel j’ai participé a été initié par un des participants, en utilisant Zoom. Nous étions jusqu’à 12 personnes et la discussion était fluide.
Ce qui a bien marché :
Ce qui m’a semblé plus problématique :
Les codevs me semblaient pouvoir bien se prêter à des sessions à distance. J’ai lancé un Codev test avec accès limité. Le format choisi était un Flash Codev, donc un format court, qui permet soit de faire une session de moins d’une heure, inclusion et déclusion comprises, soit de traiter 2 sujets.
Nous avons réalisé le meetup sur Zoom, sans organisation particulière. En effet, nous étions moins de 10 participants, donc un nombre raisonnable pour travailler tous ensemble sur le même sujet.
Toutes les étapes du Flash Codev se sont déroulées simplement. Le choix du sujet s’est fait par Chat et le Codev lui-même s’est fait en visio.
Lors de la phase de clarification, tous les micros étaient ouverts. lors de la phase de consultation seule la personne qui parlait ouvrait son micro.
Nous avons eu un problème avec le client : son micro ne fonctionnait pas. Il ne communiquait que par écrit et un peu par mimiques vidéo. Ce n’était pas très pratique ni confortable car il fallait systématiquement attendre ses écrits dans la phase de clarification et celle de la conclusion. Ce problème n’a pas été gênant lors de la phase de consultation, où le client, de toute façon, est juste en écoute.
Au final, tout le monde était satisfait à la fois du format et de la qualité des échanges. Une demande était exprimée à la fin : faire un Codev plus long (pas Flash). Par contre, on n’a pas voulu enchaîner sur un second sujet.
Un nouveau Codev est déjà programmé. Certains des participants au premier Codev se sont également inscrits au suivant.
Conclusion : le Codev à distance marche très bien avec un petit groupe. Reste à tester une version avec un plus grand nombre de participants avec l’utilisation de groupes Zoom pour permettre plusieurs consultations en parallèle.
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