Retour d’expérience sur 3 meetups à distance

En ces temps de confinement, les meetups à distance peuvent s’avérer particulièrement puissants et pertinents. Ils permettent en effet de garder du lien, et même de créer du lien avec des personnes que l’on connaît ou que l’on découvre et qui partagent avec nous des centres d’intérêt. C’est bien sûr déjà le cas dans les meetups “normaux”, et pourtant la dimension “à distance” apporte de nouvelles opportunités (je parle pour moi, plutôt timide dans les grandes réunions) :

• en voyant les personnes connectées avec leurs noms, je me sens plus proche, le contact est plus facile que lorsqu’il y a plein de personnes dans la salle, que je ne connais pas et que je ne vais pas aborder.
• on n’a pas besoin de se déplacer, ce qui fait gagner du temps.
• on peut programmer les réunions à des horaires atypiques, puisque nos emplois du temps bouleversés nous ouvrent de nouvelles opportunités d’organisation.
• on n’est pas tenté de céder à l’appel de la pizza à la fin du meetup, notre délicieux repas diététique nous attend déjà.

Expérience N° 1 – Liberating Structures à distance

Ce meetup est le 3ème d’une série de meetups dédiés aux liberating structures. Avant de passer en format à distance, il était prévu d’expérimenter 2 LS (Liberating Structures) moins connues : DAD (Discovery and Action Dialogue) et Wise Crowds for large groups (il y avait presque 150 inscrits à ce meetup !).

Pour le format à distance, j’ai préféré concentrer le meetup sur Wise Crowds, plus facilement adaptable à un format à distance. La première étape a donc été de simplifier le déroulé pour que ça fonctionne avec un outil gratuit, très simple (Hangout) qui ne propose que la vidéo, le son et un Chat.

Nous avons commencé le meetup avec un ice-breaker uniquement par écrit, via le Chat. J’ai posé 2 questions : “présentez-vous en une ligne ou deux” et “qu’est-ce qui fera que vous serez content-es à la fin de l’expérimentation ?”. La plupart des participants ont trouvé que ça fonctionnait presque aussi bien qu’un ice-breaker en présentiel. Les idées d’améliorations étaient :

• poser une première question plus personnelle, pour avoir des réponses moins conventionnelles ;
• donner 20 sec. de parole à chacun pour faire un tour d’écran (si le nombre de participants n’est pas trop élevé, c’est jouable).
• la seconde question a été appréciée par tout le monde.

Ce qui a été apprécié, c’est la possibilité de lire toutes les présentation et les réponses des un-es et des autres, ce qui n’est pas possible dans un ice-breaker en présentiel.

Comme quoi, de la contrainte sortent aussi des nouvelles opportunités !

Nous sommes ensuite passés à la Liberating Structure Wise Crowds, remaniée pour le format à distance. (pour ceux qui ne connaissent pas, Wise Crowds est un format de codev).

Après une brève présentation et le choix du sujet à traiter, j’ai structuré la séance en 3 grandes étapes :

1. création d’un groupe de “consultants volontaires”, avec 3-4 personnes. Ce groupe pose au “client” des questions de clarification de sa demande pendant 5 minutes.
2. Le groupe des “consultants volontaires” discute librement, micros ouverts, les autres participants écoutent micros fermés pendant 10 minutes.
3. ceux qui parlaient ferment leurs micros et les autres participants complètent librement pendant 10 minutes. 

J’avais limité le nombre de participants. Nous étions entre 11 et 16, avec des personnes qui entraient et sortaient à cause de divers problèmes de connexion. 

Au final, le ROTI a été totalement unanime : 4.

Ce qui a été apprécié :

• globalement, le format a fonctionné ;
• la parole donnée à un petit groupe de volontaires (10 min.) permet de bien rentrer dans le sujet, tout en évitant la cacophonie ;
• la parole libre à la fin a très bien fonctionné, tous les participants étant parfaitement respectueux les un-es des autres.

Les idées d’amélioration :

• augmenter l’interactivité ;
• la possibilité de créer des groupes séparés, 
• des outils visuel (smileys et autres) pour interagir autrement que par la parole et le Chat.

Une nouvelle expérimentation sera proposée bientôt, avec Zoom, qui permet plus d’interactions et la création de petits groupes..

Expérience N° 2 – OpenSeriousHub public : Rencontrez pour transmettre par les #OpenSeriousGame !

Ce Meetup est animé par Alexandre Quach, promoteur des open serious games.

Il a choisi un format d’animation basé sur l’écrit et peu structuré pour permettre aux participants de s’auto-organiser. Le meetup a commencé sur Slack, les participants entrant se présentaient et certains proposaient des sujets de discussion.

Chacun pouvait ouvrir un fil de discussion si une des questions l’intéressait. Alexandre, en tant qu’animateur, postait régulièrement la liste des fils de discussion dans le slack principal, ce qui était très utile aux nouveaux arrivants et aussi à ceux qui revenaient là après avoir discuté sur l’un de ces fils.

Alexandre a alors proposé d’ouvrir librement, chacun selon ses envies et moyens, des visio conférences pour discuter par petits groupes des sujets qui nous intéressent. Le groupe auquel j’ai participé a été initié par un des participants, en utilisant Zoom. Nous étions jusqu’à 12 personnes et la discussion était fluide.

Ce qui a bien marché :

• beaucoup de monde présent
• abondance de sujets traités
• possibilité de créer des groupes ad hoc avec des personnes rencontrées sur place et intéressées par un même sujet
• possibilité de garder le lien avec le groupe de travail
• possibilité de revenir sur le slack pour lire les échanges sur les autres sujets

Ce qui m’a semblé plus problématique :

• sensation de “grand bazar”, avec beaucoup de monde. On ne sait pas combien nous sommes, qui nous sommes…
• beaucoup de choses traitées en même temps, impossible de tout suivre.
• pas de déclusion à la fin pour partager ce que l’on a fait ou nos ressentis.

Expérience N° 3 – Coachdev

Les codevs me semblaient pouvoir bien se prêter à des sessions à distance. J’ai lancé un Codev test avec accès limité. Le format choisi était un Flash Codev, donc un format court, qui permet soit de faire une session de moins d’une heure, inclusion et déclusion comprises, soit de traiter 2 sujets.

Nous avons réalisé le meetup sur Zoom, sans organisation particulière. En effet, nous étions moins de 10 participants, donc un nombre raisonnable pour travailler tous ensemble sur le même sujet.

Toutes les étapes du Flash Codev se sont déroulées simplement. Le choix du sujet s’est fait par Chat et le Codev lui-même s’est fait en visio.

Lors de la phase de clarification, tous les micros étaient ouverts. lors de la phase de consultation seule la personne qui parlait ouvrait son micro.

Nous avons eu un problème avec le client : son micro ne fonctionnait pas. Il ne communiquait que par écrit et un peu par mimiques vidéo. Ce n’était pas très pratique ni confortable car il fallait systématiquement attendre ses écrits dans la phase de clarification et celle de la conclusion. Ce problème n’a pas été gênant lors de la phase de consultation, où le client, de toute façon, est juste en écoute.

Au final, tout le monde était satisfait à la fois du format et de la qualité des échanges. Une demande était exprimée à la fin : faire un Codev plus long (pas Flash). Par contre, on n’a pas voulu enchaîner sur un second sujet.

Un nouveau Codev est déjà programmé. Certains des participants au premier Codev se sont également inscrits au suivant.

Conclusion : le Codev à distance marche très bien avec un petit groupe. Reste à tester une version avec un plus grand nombre de participants avec l’utilisation de groupes Zoom pour permettre plusieurs consultations en parallèle.

Quelques bonnes pratiques et choses apprises :

• Les meetup à distance globalement fonctionnent bien. Ce format est très bien adapté au Codev.
• Attention aux aspects techniques : vérifier le fonctionnement de la caméra et du micro, la qualité du réseau…
• Les échanges écrits fonctionnent très bien, à la fois en “live” et aussi pour laisser des traces (permanentes sur Slack, le temps du Meetup sur Zoom).
• Avec un nombre restreint de participants (pas plus de 10-12 personnes ), il est tout à fait gérable et agréable de parler librement ensemble.
• Mettre la caméra en “On” car c’est beaucoup moins convivial lorsqu’elle est fermée.
• Fermer les micros, sauf quand on parle.
• Avec des grands groupes, on peut alterner entre des moments de parole pour des groupes restreints et des moments de parole libre (en attendant de tester l’utilisation de groupes séparés de type Zoom).