J’ai découvert lors de ma dernière mission le plugin portfolio de Jira. Il m’a aidé à bâtir le management visuel pour aider les décideurs à se rendre compte de l’étendue des sujets engagés, à les prioriser et les organiser dans le temps. Le plugin m’est apparu assez compliqué au début mais je n’ai finalement eu besoin que d’un petit nombre de fonctionnalités pour qu’il réponde aux besoins de l’organisation. Si vous partagez le même contexte de transformation dans votre entreprise, l’exemple présenté dans cet article peut vous aider à mettre en place un portfolio agile facilement avec ce plugin.

Le contexte de la transformation :

• une entité importante de la DSI
• un top management intéressé par des pratiques d’agilité à l’échelle
• un commanditaire dans la sphère du top management
• un besoin de rendre visible l’avancement des projets et renforcer la collaboration entre les équipes.
• une douzaine d’équipes ayant chacune leur projet Jira

Note de vocabulaire pour les spécialistes de SAFe

Il existe un vocabulaire différent pour représenter les mêmes choses entre SAFe et Jira. Le terme Epic dans SAFe correspond à Initiative dans Jira. Le terme Epic dans Jira correspond à Feature dans SAFe. Pour rendre cet article intelligible, je vais privilégier le vocabulaire Jira et n’utiliser que trois niveaux (le niveau Solution de SAFe ne sera pas traité dans cet article). Les spécialistes de SAFe devront se rappeler que lorsque je fais référence à une Epic, il ne s’agit pas d’un élément du portfolio mais d’une Feature du niveau Program.

Fonctionnalité #1 : les initiatives

Le plugin ajoute un troisième niveau au dessus des Epics et des User stories. Pour simplifier, le niveau User Story intéresse les équipes opérationnelles et le product owner, le niveau Epic permet de formaliser des fonctionnalités qui apportent de la valeur aux utilisateurs et qui sont généralement un assemblage de plusieurs user stories. Les initiatives apportent le niveau portfolio / produit et sont composées de plusieurs features / fonctionnalités. Ce niveau permet aux décideurs d’apprécier le management visuel à l’aide d’éléments, qui ne sont ni trop gros (les projets) ni trop fins (les fonctionnalités).

Fonctionnalité #2 : la timeline des initiatives

Pour des décideurs habitués à parcourir les roadmaps de projets, la vue timeline des initiatives est rassurante. Cette vue permet de voir l’organisation des initiatives dans le temps et complète la vue Kanban du portfolio qui ne représente que la maturité des initiatives et le travail en cours.

Voilà, c’est tout !! je n’ai pas trouvé une utilité aux autres fonctionnalités du plugin Jira portfolio dans mon contexte. Le niveau Initiative et la vue timeline m’ont aidé à faire basculer le pilotage projet d’une organisation vers une gestion plus agile du portfolio. Ainsi, les projets doivent trouver une place au sein des deux niveaux Initiatives et Epics et doivent probablement être découpés en éléments de valeur plus petits, d’une durée de 3 à 6 mois par exemple. Le niveau Initiative permet de prendre de la hauteur et se libère de son affinité avec une équipe projet. Une initiative peut prendre une orientation produit et n’est pas attachée à une équipe de réalisation en particulier. Au contraire, elle prendra forme grâce à la contribution de plusieurs équipes (ou de train(s) SAFe). Les Epics permettent de formaliser les contributions des équipes (fonctionnalités) aux initiatives.

Le niveau initiative permet de créer une vue portfolio Kanban que l’on pourra adapter au contexte de la transformation. Pour les spécialistes de SAFe, il sera facile de mettre en place le portfolio Kanban présenté ici.

La combinaison de la version de Jira Software (v7.13.11) et du plugin portfolio ont montré quelques limitations qui méritent d’être levées. Voici ce qui devrait être amélioré de mon point de vue.

Ce qu’il faut perfectionner

Besoin #1 : retrouver le parent d’une Epic dans un projet non portfolio

Les équipes qui disposent d’un projet jira standard ne peuvent pas retrouver facilement le parent d’une Epic. Cette donnée est disponible quand une Epic est issue d’un projet portfolio, même si l’initiative parent provient d’un projet portfolio différent. Il est possible de retrouver le parent de l’Epic à partir de l’historique des modifications du ticket mais ce n’est pas pratique. Ainsi, le responsable d’une initiative pourra facilement accéder aux Epics qui y contribuent mais les responsables des Epics auront des difficultés à retrouver leur initiative parent.

Besoin #2 : définir la durée d’une initiative

Il n’a pas été simple de définir le début et la fin des initiatives de sorte à ce qu’elles apparaissent bien sur la timeline. J’ai privilégié le champs “Fix version” pour y associer des blocs de 3 mois. Cela nécessitait la création de “Releases” au préalable . Pour faire simple, j’ai créé des blocs correspondants aux quatre trimestres de l’année : 2019Q4, 2020Q1, 2020Q2, etc.

Besoin #3 : regrouper ou filtrer les initiatives par Theme dans la timeline

Les Theme (correspondant à Strategic Theme dans SAFe) sont supportés dans le Jira portfolio mais il existe quelques limitations. Peut être s’agit-il des limitations de ma version; en tout cas, je ne pouvais pas regrouper ou filtrer les initiatives par Theme. Pour réaliser cette action, j’ai du utiliser le champs “Component” en alternative au Theme (ce que m’a privé des “Theme reports”).

Ce qui ne m’a pas servi

Le plugin portfolio de Jira offre bien plus de choses que ce qui est décrit plus haut. Dans le contexte décrit en début d’article, je n’ai pas eu besoin des fonctionnalités suivantes:

• Le “Plan” : bien qu’il s’agisse d’un élément important du plugin portfolio Jira, il ne m’a servi qu’à initialiser le projet portfolio. Les fonctions de planification associées ne m’ont pas été utiles.
• La fonction “Uncommitted changes” : cette nouvelle étape de validation ne me semble pas vraiment utile. Elle m’a fait perdre du temps car ce sont des clics en plus et il arrivait que des personnes oublient de valider leur modification. Peut être que la configuration du plugin permet de masquer cette fonctionnalité.
• La fonction “Team” : étant donné que le portfolio hébergeait des initiatives dont les contributions (features / epics) venaient de projets différents, la fonction Team n’a pas été utile.

Conclusion

Le plugin portfolio Jira est un vrai levier pour intéresser les décideurs au management visuel et les aider à piloter leur portfolio. Le plugin m’est apparu un peu déroutant à sa prise en main en raison des nombreuses fonctionnalités disponibles. Une fois le tri effectué, les initiatives et la timeline ont été les seules fonctions que j’ai vraiment utilisé pour mettre en place et faire vivre mon projet portfolio Jira. Ce projet rassemble aujourd’hui des initiatives dont les contributions  proviennent d’une douzaine d’équipes et un train SAFe.

photo credit: Nomalite Nomalite – Noho™ double Currency wallet via photopin (license)