Voici un atelier que j’utilise très souvent avec des équipes pour co-construire la priorité des fonctionnalités qu’elles comptent réaliser sur les deux ou trois prochains mois. J’aime beaucoup cet atelier car il dure moins d’une heure, offre une discussion facile entre les participants, qu’ils soient IT ou métier et permet de définir l’ordre dans lequel réaliser les fonctionnalités.

Préparation de l’atelier avec le commanditaire

Il est nécessaire de préparer l’atelier avec le commanditaire (le product owner dans l’idéal) pour l’aider à identifier les participants, les fonctionnalités qu’il souhaitent proposer et organiser l’événement (date, lieu, salle avec une grande table, pas de conf call / video conf).

Le seul matériel à prévoir est un lot de 30 feuilles A5 qui portent chacune le nom d’une fonctionnalité à ordonner. Il est possible de faire apparaitre un sujet technique à mettre en concurrence avec les sujets fonctionnels en précisant le POURQUOI (évolutivité, maintenabilité, performance, etc.).

Il faut valider avec le commanditaire le message qu’il souhaite passer avec cet atelier de priorisation. Il ne s’agit surtout pas ici de déterminer ce qu’il est possible de faire sur une période donnée car cela signifie figer un périmètre fonctionnel et un délai. Le message doit porter sur l’ordre dans lequel réaliser les fonctionnalités sur les deux ou trois prochains mois de telle sorte que les participants se retrouvent plusieurs fois sur cette période pour valider successivement les différentes fonctionnalités.

Animation de l’atelier

L’atelier se déroule en quatre phases:

1. Définition de la valeur relative des cartes

L’animateur dispose en vrac les cartes sur la table et demande aux participants de classer en silence les cartes par importance en utilisant de 4 à 6 colonnes (la colonne la plus à gauche représente par exemple la plus importante, et celle la plus à droite, la moins importante). L’exercice doit être réalisé en cinq minutes. Les cartes qui bougent trop sont à placer dans un parking lot pour en discuter plus tard.

Une fois le temps écoulé, l’animateur fait discuter les participants sur chaque carte du parking lot pour aider à trouver la meilleure place (ex: pourquoi l’un pense que sa place est dans la première colonne, pourquoi l’autre pense qu’elle doit être dans la troisième colonne). Les cartes qui sont dans la même colonne ont exactement la même valeur.

Une fois que chaque carte a trouvé sa place, les participants inscrivent le chiffre 1 en haut à gauche sur toutes les cartes de la colonne la moins importante, puis le chiffre 2 sur le deuxième la moins importante, plus 4 sur la troisième, 8 sur la quatrième, etc. (cette suite permettra de facilement faire des divisions lors du calcul du retour sur investissement).

2. Définition du coût relatif des cartes

L’animateur mélange ensuite les cartes et demande aux participants de refaire l’exercice (classement en silence puis discussion parking lot) mais en considérant le coût. Une fois les cartes positionnées, les participants inscrivent le chiffre 1 en haut à droite de toutes les cartes de la colonne la moins coûteuse, puis le chiffre 2 sur la deuxième la moins coûteuse, 4 sur la troisième, etc.

3. Calcul du retour sur investissement (ROI)

L’animateur demande aux participants de calculer le ROI de chaque carte et de l’inscrire en bas, au milieu. Il se calcule en divisant le nombre de gauche (la valeur) par celui de droite (le coût).

4. Classement des fonctionnalités

L’animateur demande aux participants de placer horizontalement les cartes les unes à côté des autres, en ne les triant qu’à partir de la valeur sans tenir compte du contenu. Les cartes de même valeur peuvent être placées aléatoirement entre elles.
L’animateur demande maintenant aux participants de s’intéresser au contenu des cartes et à l’ordre qu’elles occupent sur la ligne. Il propose ensuite aux participants de modifier l’ordre et d’utiliser si besoin les éléments de discussions comme la valeur, le coût, le ROI ou bien d’autres non encore abordés (risque, coût du délai, WSJF, etc.).

Une autre façon de faire (pas encore testé) pourrait être de mélanger les cartes, d’en faire une pile et les sortir une par une en identifiant à chaque fois où la placer par rapport aux cartes existante, un peu à la façon Timeline ou Cardline.

Après l’atelier

Le commanditaire a désormais à sa disposition un backlog ordonné de fonctionnalité qu’il peut présenter à l’ensemble des acteurs du projet pour expliquer les focus sur les prochains mois. Il peut prévoir de refaire l’exercice tous les deux ou trois mois pour mettre à jour le backlog ordonné avec les items terminés, les non terminés et les nouveaux sujets.

Remerciements

J’ai découvert cet atelier lors de ma mission à la Société Générale à l’occasion d’une formation dont le contenu a été en partie créé par Myriam Roux et Sébastien Tissot. Je remercie ces personnes qui m’ont montré un outil très efficace de priorisation.

photo credit: Azuma303 20160717IMSP3_podium-34 via photopin (license)