Ca y est c’est officiel depuis ce mardi 17 mars midi, la France et les français sont confinés. Une grande partie d’entre eux découvrent ou redécouvrent le télétravail. Dans ce contexte de pandémie, je garde en permanence en tête les deux responsabilité fondamentales d’un chef d’entreprise vis à vis de ses salariés : garantir leur sécurité physique et mentale. Chez Goood nous avions pris la décision d’interdire les déplacements de nos salariés (y compris les trajets domicile travail) quelques jours avant l’annonce par le président de la République afin de garantir la santé physique de chaque collaborateur.

Avec les moyens modernes, tant matériels que logiciels, il n’est pas très difficile de télétravailler dans de bonnes conditions. Je vous renvoie d’ailleurs à l’article de Damien Thouvenin à ce sujet. Il m’apparaît alors rapidement que ce qu’il risque le plus de nuire à mes salariés avec l’incapacité de se regrouper et le recours massif au télétravail, c’est l’isolement social.

Nous sommes des êtres fondamentalement sociaux. Le journaliste Ezra Klein dans un article sur le site Vox, reprend les recherches de scientifiques américains qui établissent une relation entre l’isolement social et l’augmentation des risques de maladies mentales (démences, dépression) et globalement d’un affaiblissement de l’état de santé des personnes concernées par l’étude. Et je ne sais pas pour vous, mais la multiplication des réseaux sociaux n’égale en rien le fait d’avoir une franche partie de rigolade ou une sérieuse discussion autour de la sacro sainte machine à café d’entreprise. Comment alors recréer ce haut lieu de socialisation alors que nous sommes tous isolés chez nous et paradoxalement tellement “connecté”? 

J’ai effectué il y a quelques années en arrière une learning expédition dans l’entreprise informatique Agesys de Christophe Thuillier. Ce chef d’entreprise libérée, a poussé très loin le télétravail de ses salariés, bien avant qu’on en fasse tout le buzz actuel. Or je me souviens que chez Agesys ils avaient mis un écran connecté à côté de la machine à café pour que les salariés qui sont à distance puissent “prendre un café” avec leur collègues sur place. J’avais trouvé l’idée excellente à l’époque. Chez Goood nous avions il y a quelques temps en arrière une équipe de développements informatique dont une partie des salariés étaient dans les bureaux et l’autre partie en télétravail. Afin de faciliter les échanges et proposer une forme de colocalisation en “cassant” la distance, nous avions installé un grand écran dans leur bureau. Ce dernier était en permanence allumé sur une solution de visioconférence. Ainsi les salariés à distance étaient connectés, visibles par chaque membre de l’équipe présent au bureau et réciproquement. 

Vous me suivez? Si oui vous avez probablement déjà deviné quel est le rapport entre l’expérience d’écran connecté à la machine à café chez Agesys, notre équipe de développement semi-distribuée et leur écran de visioconférence permanente et le risque d’isolement social dû au confinement à cause du Covid-19?

J’ai simplement assemblé tous les éléments en me disant que pour essayer de préserver la santé mentale de mes salariés en télétravail, je pouvais essayer de créer une machine à café virtuelle !

Le principe est le suivant : 

• Une salle de visio conférence ouverte, 24h/24h, 7J/7J
• N’importe qui, à n’importe quel moment, peut se connecter sur celle salle, lorsqu’il/elle le souhaite
• La salle représente une machine à café : elle n’est pas faite pour des réunions avec des clients, elle n’est destinée qu’aux gooodien.ne.s et de préférences pour des discussions informelles ouvertes à tous
• Lorsque vous vous connectez, s’il y a déjà d’autres personnes vous pouvez discuter, échanger. S’il n’y a personne tant pis revenez plus tard, restez connecté, ou alors comme dans la vraie vie, invitez quelqu’un à venir prendre un café!

Côté technique il me fallait un logiciel de visioconférence fiable et peu onéreux, capable de proposer une salle ouverte 24h/24h même si aucun participant n’est connecté, supportant bien la présence de plusieurs personnes avec parfois des bandes passantes limitées, et utilisable sur les principaux devices (ordinateur PC, Mac, iOs, android) pour n’exclure personne (ou avez déjà vu une machine à café vous refuser parce que vous portez des baskets?). Je n’ai pas fait le tour exhaustif des solutions du marché, mais la solution zoom semblait répondre à mon besoin pour un coût assez modique vu les enjeux.

Une fois l’inscription faite, l’astuce consiste à créer une réunion périodique sans indiquer de créneau horaire et en activant bien l’option permettant aux participants de se connecter sans attendre l’animateur. Et le tour est joué! Vous n’avez plus qu’à diffuser le lien de connexion à la salle virtuelle à vos salariés. Pour en savoir plus sur le paramétrage je vous invite à regarder la vidéo faite par Ludovic Charlot.

Pour l’instant nous n’avons que quelques jours de recul, mais le concept semble beaucoup plaire et bien remplir son rôle !

Image d’illustration par Viktoria Alipatova sur Pexels